服务台账和用户档案该记什么
条文出处就近标注于正文
《从事出境入境中介服务的机构和人员备案管理办法》（国家移民管理局、国家市场监督管理总局公告2026年第6号，以下简称《办法》）第十二条明确：机构应当规范服务过程管理，建立服务台账和用户档案，如实记录服务对象、服务内容、服务结果等信息，并妥善保管服务合同、个人信息、财务凭证等资料档案，配合有关主管部门的监督检查办法第十二条。这不是倡导性表述，而是经营义务；落到日常经营，就是每一笔中介服务从接洽到办结都要留痕、成档、可查。
本文所引条文核实于 2026-09-29。
一、先定性：台账和档案是法定义务，不是自选动作
《办法》第十二条把"建立服务台账和用户档案"与"如实记录""妥善保管""配合监督检查"并列写在一起办法第十二条。三件事是一体的：服务过程要留痕（台账），留痕要成档（用户档案），成档要可查（配合检查）。对机构来说，这意味着服务对象、服务内容、服务结果要有连续记录，合同、个人信息、财务凭证要有对应归档，而不是事后补单、只留一份合同，或者把材料散落在顾问个人手里。
需要提醒的是，自费出国留学中介服务机构资格认定行政许可已于2017年被取消北京市教委公告；当前包括留学在内的出境入境中介服务，按《办法》实行备案管理。制度背景变了，但"服务要留痕、档案要规范"这件事，是《办法》第十二条直接写明的经营义务，与是否还持有旧式资格认定无关。
违反备案管理与经营义务的后果，《办法》第十三条已写明由公安机关出入境管理机构依《规定》第十二条、第十三条给予行政处罚，构成犯罪的依法追究刑事责任办法第十三条。台账和档案不规范，本身就可能落入"违反经营义务"的射程，因此把它当作合规底座来建，比事后补救更稳妥。
二、服务台账该记什么：以"服务对象—服务内容—服务结果"为骨架
《办法》第十二条点名的记录对象是"服务对象、服务内容、服务结果等信息"办法第十二条。"等信息"说明字段不穷尽，但这三个是法定骨架，建议台账至少覆盖它们。下面给出一个台账字段的建议框架——请注意，这是便于落地的建议，不是官方格式；具体字段、填写格式、保存年限建议向当地公安机关出入境管理机构核实：
| 建议字段 | 对应法定依据 | 填写说明（建议） |
|---|---|---|
| 服务对象 | 《办法》第十二条"服务对象" | 建议记载委托人可识别的身份信息，具体采集项以当地要求为准 |
| 服务内容 | 《办法》第十二条"服务内容" | 建议对应《办法》第二条界定的政策咨询、证件代办、手续办理等类型 |
| 服务结果 | 《办法》第十二条"服务结果" | 建议记录办理进展、办结或终止状态 |
| 过程留痕 | 《办法》第十二条"等信息" | 建议补充接洽、签约、办理、交付等关键节点时间 |
要强调的是，上表是建议框架，不是官方发布的台账模板。《办法》第十二条未规定具体字段、填法，也未规定台账保存年限和介质。这些空白不能直接照抄网络上流传的旧模板，建议向当地公安机关出入境管理机构核实后确定。
三、用户档案该存什么：合同、个人信息、财务凭证是明牌
《办法》第十二条把"服务合同、个人信息、财务凭证等资料档案"列为妥善保管对象办法第十二条。据此给出用户档案目录的建议框架（同样明确为建议，非官方格式）：
- 服务合同：中介服务协议文本及附件、补充协议等；
- 个人信息：服务过程中形成的委托人个人资料与身份、关系证明复印件；
- 财务凭证：收费、退费等财务往来凭证；
- 过程材料：与"服务内容、服务结果"对应的过程性文件。
资料未规定上述档案的具体模板格式、保存年限、存储介质与归档责任人，这些建议向当地公安机关出入境管理机构核实。机构内部可按"一户一档"管理，但档案目录的官方口径以主管部门要求为准。
四、制度怎么衔接：资料保存、数据安全不是纸面空话
要满足《国务院关于出境入境管理的规定》（国务院令第841号，以下简称《规定》）第八条第（五）项"有健全的管理制度，包括人员管理、教育培训、资料保存、数据安全、合规管理等"这一备案条件规定第八条第（五）项，机构在备案时就要按《办法》第五条第（五）项提交"人员管理、教育培训、资料保存、数据安全、合规管理等相关管理制度的具体说明或者自评报告"办法第五条第（五）项。
两处的逻辑关系可以这样看：《规定》第八条第五项把"资料保存、数据安全"列为机构应具备的健全管理制度之一，是实体条件；《办法》第五条第五项则把这套制度在备案环节落到纸面，是证明方式。你要向主管部门说明自己确有资料保存和数据安全制度，就通过备案时提交的具体说明或自评报告来体现。换句话说，前面第二、三节的台账和档案能不能真正规范建起来，前端要看你备案时交的那份制度说明或自评报告是否写清了、并且真的在执行，而不是备案材料和日常台账各写各的、互不印证。
这里只讲逻辑衔接，不替任何机构或官方下"已经证明"的结论；制度说明或自评报告的具体写法、是否需第三方背书，资料未写，建议向当地公安机关出入境管理机构核实。
五、个人信息保护红线：三条禁区不能碰
《规定》第十条第（三）项明确禁止从事出境入境中介服务的机构"泄露、出售、非法提供在中介服务活动中知悉的商业秘密、个人隐私或者个人信息"规定第十条第（三）项。
落到台账和档案管理上，至少三条红线： - 台账、档案里的个人信息，只能用于约定的中介服务，不得对外提供； - 不得出售档案中承载的个人隐私或个人信息； - 不得泄露在服务中知悉的商业秘密。
这条是禁止性要求。违反并扰乱出境入境管理秩序的，依《规定》第十三条由移民管理机构处罚规定第十三条，并依《办法》第十三条追究备案与经营义务责任办法第十三条。具体罚则如何适用，以条文原文和主管部门解释为准，本文不自行推算。
六、档案是给监督检查准备的：日常怎么配合
《办法》第十二条把"配合有关主管部门的监督检查"写在同一条办法第十二条；而《办法》第十条写明监管方式包括"日常检查、双随机抽查、举报核查等方式"办法第十条。
实务含义很直接：你建的台账和档案，要能随时拿出来对应检查。台账字段对得上服务对象、服务内容、服务结果；档案里合同、个人信息、财务凭证齐备；第四节的制度说明或自评报告里写的资料保存、数据安全要求确实在执行——检查来时就不必临时补材料。《办法》第九条还提到建立全国统一的备案信息公示平台、第十一条提到联合监管办法第九条办法第十一条，档案规范与否会影响机构在监管视野中的可信度。各地受理窗口、线上系统、检查频次、抽查比例等资料未写明，建议向当地公安机关出入境管理机构核实。
《办法》与《规定》均自2026年9月15日起施行办法第十四条规定第十九条，相关机构应按此时间节点理顺台账与档案工作。