备案材料六件套逐项准备清单
条文出处就近标注于正文
备案这件事，卡人的往往不是政策本身，而是材料。《从事出境入境中介服务的机构和人员备案管理办法》（下称办法）第五条把要交的东西列成了六项，看着清楚，真到准备的时候，每一项都有几个容易踩的坑。这份清单按“谁准备、原文怎么要求、哪里容易出错”三个角度拆开，方便行政和合规岗直接对着做。本文所引条文核实于 2026-09-29。
先明确一件事：谁去备案、什么时候备案
备案主体是机构，不是个人。办法第三条规定，从事出境入境中介服务的机构应当向所在地县级以上地方人民政府公安机关出入境管理机构备案；跨区域设立分支机构的，应当分别向所在地县级以上地方人民政府公安机关出入境管理机构备案。机构的法定代表人或者负责人、管理人员以及直接为出境入境人员提供中介服务的工作人员，由所在机构办理备案手续（办法第三条）。
时间节点有三个，对应三种情形：新设机构自设立之日起 15 日内办理；规定施行前已经在做的，自施行之日起 90 日内办理；已经设立的机构后续想开展相关业务的，自开展相关业务之日起 15 日内办理（办法第四条）。这里不要自行推算具体截止日期，按机构自己的设立日、业务开展日去对应条文即可。
另外，办法第五条还提到，公安机关出入境管理机构会通过政务信息共享等方式核实市场主体登记、行业资质许可等信息；无法通过共享平台获取的，可以要求提供相关证明材料（办法第五条）。也就是说，有些信息不一定要你主动交，但被要求时得拿得出来。
第一件：机构备案信息表
谁准备：行政或合规岗牵头，机构负责人确认签字。
原文要求：办法第五条第（一）项，提交机构备案信息表，对应附件 1（办法第五条）。
容易出错的地方：这张表填的是机构层面的基本信息，和后面的人员表是两回事。常见问题是机构名称、经营场所等信息和营业执照、实际经营地不一致。建议填之前先拿营业执照和租赁合同对一遍，别凭记忆填。表格的具体格式以附件 1 为准，如果对填写口径有疑问，向当地公安机关出入境管理机构核实。
第二件：人员备案信息表 + 身份证明 + 劳动关系证明
谁准备：人事岗提供人员名单和劳动关系材料，行政岗汇总填表。
原文要求：办法第五条第（二）项，提交人员备案信息表（附件 2）以及备案人员的身份证明、劳动关系证明（办法第五条）。
容易出错的地方：这一项是六件套里最容易漏人的。办法第三条把需要备案的人员范围写得很清楚：法定代表人或者负责人、管理人员，以及直接为出境入境人员提供中介服务的工作人员（办法第三条）。也就是说，不只是跑在一线的顾问，管理层也在范围内。实务上建议先拉一份完整的花名册，按这三类标注，再逐一核对身份证明和劳动关系证明是否齐全。劳动关系证明的形式，资料里没有规定具体样式，拿不准就问受理机构。
第三件：无相关犯罪记录声明
谁准备：需要出具声明的人员本人签署，机构统一收集。
原文要求：办法第五条第（三）项，法定代表人或者负责人、直接为出境入境人员提供中介服务的工作人员的无相关犯罪记录声明，对应附件 3（办法第五条）。
容易出错的地方：注意这里的人员范围和上一项不完全一样。这一项针对的是法定代表人或者负责人，以及直接为出境入境人员提供中介服务的工作人员。声明对应的是《国务院关于出境入境管理的规定》（下称规定）第八条里的条件——法定代表人或者负责人没有因故意犯罪受过刑事处罚；直接提供中介服务的工作人员没有因危害国家安全、公共安全或者妨害国（边）境管理的故意犯罪受过刑事处罚（规定第八条）。声明是声明，不是无犯罪记录证明，两者不是一回事，别混淆。声明模板用附件 3，具体签署要求向受理机构确认。
第四件：主要经营场所的权属或租赁材料
谁准备：行政岗，配合法务核对。
原文要求：办法第五条第（四）项，从事中介服务活动的主要经营场所所有权证明或者租赁合同（办法第五条）。
容易出错的地方：关键词是“主要经营场所”。如果机构有多个办公点，要明确哪一个是对外从事中介服务的主要场所。租赁合同要注意在有效期内，承租方名称和备案机构名称一致。自有房产的，提供所有权证明。这一项本身不复杂，坑多在“主要”二字的界定上，建议和实际开展业务的地址保持一致。
第五件：管理制度说明或自评报告
谁准备：合规岗主笔，人事、IT、业务部门配合提供素材。
原文要求：办法第五条第（五）项，人员管理、教育培训、资料保存、数据安全、合规管理等相关管理制度的具体说明或者自评报告（办法第五条）。这五类制度，和规定第八条第（五）项列的条件是对应的（规定第八条）。
容易出错的地方：这一项不是让你把公司制度汇编整本交上去，而是“具体说明或者自评报告”，重点是说明这几类制度有没有、怎么运行的。常见问题是制度文件写得很漂亮，但和实际做法对不上，比如资料保存制度里写了归档流程，实际却没人执行。建议按五个类别逐条写清楚现状，有制度的说明制度名称和执行情况，还在完善的就如实写。资料里没有规定自评报告的格式和字数，按受理机构要求来。
第六件：与境外机构的合作协议或意向书 + 情况说明
这一项单独拿出来讲，因为它是六件套里唯一涉及境外合作关系的，也是出境业务特有的要求。
谁准备：业务负责人对接境外机构，法务或合规审核文本，行政岗整理情况说明。
原文要求：办法第五条第（六）项，从事出境中介服务的机构与境外有关服务机构签署的合作协议文本或者有效合作意向书，以及建立合作关系的情况说明（办法第五条）。
为什么出境业务要这一项：规定第八条明确，从事出境中介服务的，还应当已经与境外有关服务机构建立合作关系或者签署有效的合作意向书（规定第八条）。这一条和办法第五条第（六）项是配套的——规定第八条是条件，第五条第六项是证明这个条件的材料。逻辑很直接：做出境业务，境外那头得有对接方，不能只在国内收材料、到了境外没人接。
容易出错的地方：第一，合作协议和合作意向书是“或者”关系，但意向书必须是“有效”的，过期或者没有签署日期的意向书站不住。第二，情况说明要单独写，不能拿协议代替，说明里讲清楚合作方是谁、合作内容是什么、怎么支撑你的出境中介服务。第三，注意规定第八条还有一句：境外企业、机构不得在中国境内提供出境入境中介服务（规定第八条）。合作关系是合作关系，不等于让境外机构在境内直接做业务，这个边界在准备材料和实际经营时都要守住。
交上去之后：补正、变更、注销、台账
材料交上去不是终点。几个后续义务，行政和合规岗要提前知道。
补正：材料齐全且符合要求的，公安机关出入境管理机构在 5 个工作日内出具备案凭证（附件 4）；不齐全或者不符合要求的，一次性告知需要补正的全部事项，机构应当在被告知之日起 15 日内补正，无正当理由逾期未补正的，视为放弃当次备案（办法第六条）。所以收到补正通知后，时间要盯紧。
变更：名称、主要经营场所、备案人员、业务范围、与境外机构合作情况，或者机构联系人和电话号码、互联网邮箱地址、网站或者其他媒体账号等发生变更的，应当自变更之日起 15 日内向原备案的公安机关出入境管理机构办理备案变更，提交备案变更信息表（附件 5）及相关证明材料；材料齐全且符合要求的，5 个工作日内换发备案凭证（办法第七条）。这一条覆盖面很广，连邮箱、网站、媒体账号变更都在内，建议机构内部建一个变更触发机制，人事、IT、市场任何一个口子有变动，都同步给备案经办人。
注销：不再从事出境入境中介服务自行申请注销的、因解散被宣告破产或者其他法定事由终止营业的、被登记机关吊销营业执照或者被有关主管部门吊销相关业务许可证的，应当及时向原备案的公安机关出入境管理机构注销备案、交回备案凭证（办法第八条）。注意是“及时”，没有给具体天数，别拖。
台账和档案：办法第十二条规定，机构应当规范服务过程管理，建立服务台账和用户档案，如实记录服务对象、服务内容、服务结果等信息，妥善保管服务合同、个人信息、财务凭证等资料档案，配合有关主管部门的监督检查（办法第十二条）。这一条是持续义务，不是备案时交一次就完了。台账记什么、档案存多久，资料里没有细化，建议结合自身业务量和主管部门检查要求来定，拿不准的向当地公安机关出入境管理机构核实。
几个不要在材料里踩的红线
准备材料的同时，有几条和材料真实性直接相关的禁止性规定要一并知道。规定第十条列了机构不得有的行为，包括发布虚假信息或者通过夸大宣传、误导性宣传招徕服务对象；提供或者协助提供虚假材料；泄露、出售、非法提供商业秘密、个人隐私或者个人信息；超出备案范围从事中介服务等（规定第十条）。办法第五条也明确，机构应当保证提交的备案材料真实、合法、有效，在备案时弄虚作假的，应当依法承担法律责任（办法第五条）。
材料准备这件事，说到底就是把机构的真实情况按条文要求整理清楚。六件套逐项对着做，比临到截止日期前突击要稳得多。资料里没有写的内容，比如各地受理窗口的具体地址、是否已开通线上系统、有没有收费、全国统一备案信息公示平台是否已上线、材料模板的具体格式要求，都建议向当地公安机关出入境管理机构核实，不要凭猜测准备。